Sommerzeit ist Partyzeit – auch in den Schulen. Hüpfburgen und Klettertürme gehören ebenso dazu wie selbst gemachte Salate, Kuchen und Grillwürstchen. Beachten Sie unsere Tipps, damit Sie Ihr Schulfest rechtlich einwandfrei organisieren können.
Praxisbeispiel zur Sicherheit beim Schulfest
Die Neudorfer Grundschule besteht seit 150 Jahren. Schulleiter Paul Sorgsam will aus diesem Anlass ein Jubiläumsfest ausrichten. Die Eltern wollen eine Hüpfburg aufstellen und organisieren die Verpflegung, eine ortsansässige Firma will einen größeren Betrag zur Unterstützung spenden. Herr Sorgsam fragt sich, wie er sich für den Fall eines Unfalls in der Hüpfburg absichern kann und wie er den angebotenen Geldbetrag am besten verbucht, ohne dass sein Schulträger hierauf zugreifen kann.
Rechtlicher Hintergrund zur Sicherheit beim Schulfest
Als Schule können Sie Geld nicht ohne weiteres entgegennehmen, da Sie kein Wirtschaftsbetrieb sind. Die Annahme von Spenden löst sofort die Pflicht zur Weiterleitung an den Schulträger aus. Auch besondere Attraktionen sind oftmals mit einem erhöhten Unfallrisiko verbunden, das nicht immer von der Gesetzlichen Unfallversicherung (GUV) übernommen wird.
Sichern Sie sich für Klettertürme und Hüpfburgen mit einer Zusatzversicherung rundum ab, und sorgen Sie als Schulleiter dafür, dass Spendengelder ordnungsgemäß vereinnahmt werden können, damit Sie sich nicht angreifbar machen. Planen Sie Ihre Schulfeste lückenlos von der Organisation bis zur Vereinnahmung des Geldes, damit Sie vor „bösen Überraschungen“ sicher sind.
1. Tipp: Holen Sie Ihren Förderverein mit ins Boot
Ihr Förderverein ist für schulische Veranstaltungen außerhalb von Unterricht und Projekttagen Ihr wichtigster Partner. Ihm können Sie gemeinsam mit den Elternvertretern die Organisation und praktische Durchführung vom Schulfest übertragen. Er kann einen Belegungsplan aufstellen, sodass sämtliche Stände und Attraktionen vom Aufbau bis zum Abbau organisiert sind. Lesen Sie auch wie Sie Eltern zur Mithilfe beim Schulfest motivieren können.
2. Tipp: Bieten Sie geeignete Verpflegung an
Machen Sie Ihre Organisatoren darauf aufmerksam, welche Speisenangebote sich besonders gut eignen, welche weniger gut sind und was auf keinen Fall angeboten werden darf. Gerade in den wärmeren Jahreszeiten sind wegen des Infektionsrisikos Sahnetorten in der Cafeteria ohne Kühltheke zum Verkauf ungeeignet. Hackfleischprodukte vom Grill sind verboten und dürfen an Schulen weder zubereitet noch verkauft werden. Einzige Ausnahme: Sie haben eine eigene professionelle Mensa, in der die hygienische Zubereitung garantiert ist.
3. Tipp: Versichern Sie besondere Attraktionen zusätzlich
Das erhöhte Unfallrisiko, das z. B. von Hüpfburgen oder Türmen zum Kistenstapeln ausgeht, ist oft nicht von der regulären Schulversicherung abgedeckt. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie sich um den Abschluss einer eigenen Veranstaltungsversicherung bemühen, um auch ein mögliches Restrisiko auszuschließen.
4. Tipp: Überlassen Sie Ihrem Förderverein die Finanzen
Ihr Förderverein kann Gelder ausgeben, entgegennehmen, Rechnungen begleichen und Mittel verwalten, ohne dies gegenüber dem Schulträger rechtfertigen zu müssen. Das geht unbürokratisch und schnell. Ist Ihr Förderverein gemeinnützig, darf er sogar Spendenquittungen ausstellen, was Ihr Fest für mögliche Spender besonders attraktiv macht. Die Finanzhoheit für das Schulfest sollte deshalb bei Ihrem Förderverein liegen.
