Schluss mit Zeitvergeudung durch Suchen: Farben helfen ordnen
So mancher Schulleiter wendet gut und gerne 1/10 seiner Arbeitszeit für die Suche nach wichtigen Unterlagen auf. Diese Zeit können Sie sparen und in Ihre wichtigen Führungsaufgaben investieren: Auch wenn das Anlegen eines neuen Ordnungssystems erst einmal Zeit kostet – diese können Sie in Ihrer täglichen Arbeit wieder einsparen und sogar Zeit gewinnen.
Unser Tipp: Legen Sie sich ein Farbenbasiertes Ordnungssystem an. Beachten Sie dazu unsere folgenden Praxisempfehlungen.
Kennzeichnen Sie Ihre laufenden Vorgänge visuell
Laufende Vorgänge haben Sie oft in einzelnen Mappen auf Ihrem Schreibtisch liegen, in Ablagekörben, in Hängeregistern oder auf dem Stapel „Dringend“. Um einen bestimmten Klarsicht-Ordner zu finden, benötigen Sie oft mehrere Handgriffe. Doch was wäre, wenn Sie auf einen Blick erkennen könnten, wo sich die Mappe befindet, die Sie gerade brauchen? Wenn Sie Farben benutzen, um Ihre laufenden Vorgänge zu kennzeichnen, werden Sie dies erleben.
Farbige Mappen und Hängeregister benutzen
Klarsicht-Mappen sind in vielen verschiedenen Farben erhältlich, Hängeregister ebenso. Oder Sie benutzen Standard-Hängeregister zusammen mit bunten Reitern oder bunten Einschiebe- Etiketten, deren Farben den jeweiligen Vorgang kennzeichnen. Auch Register innerhalb eines Ordners oder einer Mappe können Sie in der entsprechenden Farbe wählen. Ist ein Vorgang abgeschlossen, sortieren Sie ihn wie gewohnt in Ihr bestehendes Ordnungssystem ein.
Definieren Sie Ihre 5 wichtigsten Vorgänge
In Ihrem Tagesgeschäft haben Sie immer wieder mit den gleichen Vorgängen zu tun. Welche 5 wichtigsten Vorgänge können Sie erkennen? Definieren Sie Farben, die Sie mit diesen Vorgangs- „Typen“ in Verbindung bringen. Die Farbe Rot eignet sich beispielsweise besonders für dringende, sofort zu erledigende Vorgänge, grün für alles, was mit den Eltern zusammenhängt.
Wie in Papier, so im PC
Für Ihre laufenden Vorgänge empfiehlt es sich, die Farb-Kategorien auch auf Ihre Dateien im PC anzuwenden. Legen Sie Ordner mit denselben Bezeichnungen an, die Sie bei den Mappen und Hängeregister benutzen. Färben Sie die Ordner mit denselben Farben ein wie die Mappen auf Ihrem Schreibtisch. „Foldermarker-Programme“ können Sie kostenlos aus dem Internet downloaden (z. B.: http://foldermarker.com/en/folder-marker-free).
Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist – ab mit den Dateien in Ihr Dateien- Archiv!
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