Schluss mit Zeitvergeudung durch Suchen: Farben helfen ordnen

So mancher Schulleiter wendet gut und gerne 1/10 seiner Arbeitszeit für die Suche nach wichtigen Unterlagen auf. Diese Zeit können Sie sparen und in Ihre wichtigen Führungsaufgaben investieren: Auch wenn das Anlegen eines neuen Ordnungssystems erst einmal Zeit kostet – diese können Sie in Ihrer täglichen Arbeit wieder einspa­ren und sogar Zeit gewinnen.

Unser Tipp: Legen Sie sich ein Farbenbasiertes Ordnungssystem an. Beachten Sie dazu unsere folgenden Praxisemp­fehlungen.

Kennzeichnen Sie Ihre laufenden Vorgänge visuell

Laufende Vorgänge haben Sie oft in ein­zelnen Mappen auf Ihrem Schreibtisch liegen, in Ablagekörben, in Hängeregis­tern oder auf dem Stapel „Dringend“. Um einen bestimmten Klarsicht-Ord­ner zu finden, benötigen Sie oft mehrere Handgriffe. Doch was wäre, wenn Sie auf einen Blick erkennen könnten, wo sich die Mappe befindet, die Sie gerade brauchen? Wenn Sie Farben benutzen, um Ihre laufenden Vorgänge zu kenn­zeichnen, werden Sie dies erleben.

Farbige Mappen und Hängeregister benutzen

Klarsicht-Mappen sind in vielen ver­schiedenen Farben erhältlich, Hän­geregister ebenso. Oder Sie benutzen Standard-Hängeregister zusammen mit bunten Reitern oder bunten Einschiebe- Etiketten, deren Farben den jeweiligen Vorgang kennzeichnen. Auch Regis­ter innerhalb eines Ordners oder einer Mappe können Sie in der entsprechen­den Farbe wählen. Ist ein Vorgang abge­schlossen, sortieren Sie ihn wie gewohnt in Ihr bestehendes Ordnungssystem ein.

Definieren Sie Ihre 5 wichtigsten Vorgänge

In Ihrem Tagesgeschäft haben Sie im­mer wieder mit den gleichen Vorgängen zu tun. Welche 5 wichtigsten Vorgänge können Sie erkennen? Definieren Sie Farben, die Sie mit diesen Vorgangs- „Typen“ in Verbindung bringen. Die Farbe Rot eignet sich beispielsweise be­sonders für dringende, sofort zu erledi­gende Vorgänge, grün für alles, was mit den Eltern zusammenhängt.

Wie in Papier, so im PC

Für Ihre laufenden Vorgänge empfiehlt es sich, die Farb-Kategorien auch auf Ihre Dateien im PC anzuwenden. Le­gen Sie Ordner mit denselben Bezeich­nungen an, die Sie bei den Mappen und Hängeregister benutzen. Färben Sie die Ordner mit denselben Farben ein wie die Mappen auf Ihrem Schreibtisch. „Foldermarker-Programme“ können Sie kostenlos aus dem Internet down­loaden (z. B.: http://foldermarker.com/en/folder-marker-free).

Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist – ab mit den Dateien in Ihr Dateien- Archiv!