Dienstbesprechungen organisieren

Der Schulleiter fungiert bei Dienstbesprechungen als Initiator, Organisator und Besprechungsleiter in Personalunion. Er hat es in der Hand, dass Themen und Probleme erarbeitet, Lösungen erkannt, ausgewählt und umgesetzt werden. Eine gut vorbereitete Dienstbesprechung erfordert 5 Prinzipien, die Sie als Schulleiter einhalten sollten.

1. Die Einladung muss rechtzeitig an alle Teilnehmer versandt werden.

Verlangen Sie eine Rückmeldung oder lassen Sie den Aushang der Einladung abzeichnen. Sorgen Sie bereits mit der Einladung für die Möglichkeit, auf einen gleichen Informationsstand zu kommen. Geben Sie neben der Tagesordnung auch Hinweise als Information bekannt.

Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung von Tagesordnungen benötigen, dann finden Sie Tipps in „Schulleitung intern“

2. Das Sitzungszimmer ist vorbereitet

Vermeiden Sie Störfaktoren, die unnötig Unruhe oder sogar Dissonanzen in eine Besprechung bringen: ungebetene Besucher stören, das Telefon klingelt oder der Beamer funktioniert nicht. Die Sekretärin und der Hausmeister kennen ihre jeweiligen Aufgaben zur Vorbereitung für jede Sitzung. Als Schulleiter und Besprechungsleiter sind Sie rechtzeitig im Sitzungszimmer.

3. Der Ablauf der Dienstbesprechung ist geregelt

Sorgen Sie für einen pünktlichen Beginn. Nach einer kurzen Begrüßung kommen Sie gleich zum Kern der Sache. Zeigen Sie die Themen und Ziele auf, ebenso die weitere Vorgehensweise und die Diskussionsregeln. „Lesen“ Sie aus den Gesichtern der Teilnehmer ab, ob eventuell Erläuterungen erforderlich sind. Achten Sie auf einen themenzentrierten Verlauf. Intervenieren Sie nur, wenn

• die Dienstbesprechung in einer Sackgasse zu enden droht,
• Killerphrasen den sachlichen Fortschritt behindern,
• Einzelne die Besprechung als Form der Selbstdarstellung benutzen (Monologisierung),
• latente Machtkämpfe auszuufern drohen.

4. Die Ziele und die Zeit ist realistisch

Steuern Sie als Konferenzleiter und sorgen Sie für eine generelle Einhaltung des Zeitlimits, eine kurze Zusammenfassung, eine klare Aufgabenverteilung und einen Abschluss mit persönlich gefassten Worten. Binden Sie dazu Fachbereichsleiter und Stellvertreter ein und legen Sie vorab schon den Zeitrahmen fest. Vermeiden Sie auch hier ausufernde Darstellungen.

5. Die Umsetzung der gefassten Beschlüsse ist festgelegt

Lassen Sie ein Beschlussprotokoll erstellen. Beschlussvorlagen bereiten Sie bereits schriftlich vor und stellen Sie über den Beamer vor. Das hat den Vorteil, dass zum einen die Essenz der Besprechung unmittelbar festgehalten wird und zum anderen dadurch eine freiere Diskussion ermöglicht wird. Das Protokoll bietet auch die Grundlage für die Folgebesprechung und alle Teilnehmer erhalten per Mail oder als Aushang das Protokoll.
Praxistipp: Trennen Sie das Ende der Dienstbesprechung klar von dem oft nachfolgenden gemütlichen Teil einer Sitzung. Wenn es zu Nachdiskussionen kommt, rechtfertigen Sie sich nicht oder stellen Beschlüsse öffentlich wieder in Frage.