5 Tipps, wie Sie einen Konferenzmarathon vermeiden und eine konstruktive Schulatmosphäre schaffen

„Bald geht es wieder los. Bin schon gespannt auf meine neue Klasse. Doch worauf ich verzichten kann, ist die Anfangskonferenz. Die dauert mindestens 3 Stunden.“, erklärt eine Lehrkraft im Gespräch mit ihrer Kollegin, kurz bevor es wieder losgeht. Die Kollegin beteuert, die Konferenz an ihrer Schule sei kurz und knackig und dauerte nicht länger als eine Stunde. Was macht der Schulleiter der 2. Kollegin besser?

Das Geheimnis einer kurzen und ziel­führenden Konferenz liegt in der Vor­bereitung und Vorentlastung. Beachten Sie hierzu die folgenden 5 Tipps.

1. Tipp: Tagesordnungspunkte überprüfen

Sicher sammeln Sie im laufenden Schul­alltag Themen, die für die meisten Leh­rer oder das ganze Kollegium besonders wichtig sind und besprochen werden müssen. Doch hüten Sie sich davor, die­se 1:1 auf die Tagesordnung der nächs­ten Lehrerkonferenz zu setzen. Über­prüfen Sie vielmehr bei jedem einzelnen Punkt, auf welchem Informationskanal und über welches Gremium Sie ihn an Ihre Lehrer herantragen.

2. Tipp: Vielfältige Informationskanale nutzen

Nicht jedes Thema, das Ihnen unter­kommt, muss wirklich in der Konfe­renz „besprochen“ werden. Handelt es sich um Informationen zum Schulalltag oder um Termine, deren Anlass nicht zu diskutieren sind, wählen Sie den an der Schule bekannten Informationskanal, den Ihre Lehrer verbindlich täglich ein­sehen müssen, z. B. das Lehrerfach, das „Schulleiter-Info-Brett“ oder den Ord­ner „Aktuelles“ im Intranet.

So lässt sich ein Großteil der orga­nisatorischen Notwendigkeiten zum Schuljahresbeginn auf einer Checkliste „Organisation zum Schulstart“ zusam­menfassen und auf einem „Lehrer-Info“ an jede Lehrkraft verteilen. Ist die Lis­te einmal erstellt, muss sie von der Se­kretärin in Zusammenarbeit mit Ihnen jährlich lediglich aktualisiert werden. Geben Sie solchen wiederkehrenden Listen ein bestimmtes Design. Drucken Sie es z. B. auf einem gleichbleibenden farbigen Papier aus. Oder setzen Sie bei der digitalen Verbreitung ein festste­hendes Symbol in die Kopfzeile.

3. Tipp: Bei Fachkonferenzen spezifische Zielgruppen ansprechen

Überlegen Sie auch, ob jedes Thema wirklich alle Ihre Lehrer interessiert oder ob sie von allen betroffen sind. Zwar ist es ein guter Grundsatz, dass die Lehrer der 5. Klassen durchaus wissen sollten, was bei der Abschlussprüfung in der 9. oder 10. Klassen wichtig ist. Doch ob sie alle organisatorischen Details der Prüfung mithören müssen, die sie gar nicht betreffen, ist zweifelhaft. Wundern Sie sich also nicht, wenn diese Kollegen unter der Tischplatte anfangen, SMS zu schreiben oder auf dem Tablet ihre Mails zu beantworten.

Effizienter für Ihre Lehrer und für Sie sind in vielen Fällen Fach- oder Stu­fenkonferenzen. Laden Sie z. B. alle an der Prüfungsorganisation beteiligten Lehrer zu einer eigenen Sitzung ein. Ähnlich zielführend läuft eine Sitzung derjenigen Lehrer ab, die in die Gestal­tung des 1. Schultags für Schulneulinge eingebunden sind.

Delegieren Sie die Leitung an einen Koordinator oder an Ihren Konrektor, damit sich Ihre Termine nicht über Ge­bühr häufen.

4. Tipp: Das Sandwich-Prinzip anwenden

Gerade in der Anfangsphase des Schul­jahres fallen Themen z. B. im Rahmen der Schulentwicklung an, deren Be­arbeitung einen längeren Zeitraum beansprucht. Handelt es sich um ein Thema, für das Sie Ihre Lehrer mit ei­ner flammenden Rede oder zumindest mit einer handfesten Begründung ge­winnen wollen, z. B. die Teilnahme an einem Modellversuch des Ministeriums oder die Bewerbung um ein Zertifikat „Schulprofil Inklusion“ , dann starten Sie dieses Thema in der Konferenz. Besprechen Sie es so weit, bis eine To-do-Liste mit Verantwortlichen feststeht. Details und nächste Schritte klären Sie bilateral mit den Beteiligten oder mit dem Team, das in solchen Fällen häufig installiert wird.

In der nächsten Konferenz geben die Teams oder die Beauftragten einen Zwischenstandsbericht für alle Lehrer ab, sodass sich das gesamte Kollegium in die Entwicklung einbezogen fühlt. So wechseln sich Arbeitsphasen und Infor­mationsweitergabe in Konferenzen ab. Dies ist in jenen Fällen besonders wich­tig, in denen ein Lehrerteam Vorschläge erarbeitet, über die die Lehrerkonferenz abschließend abstimmt.

5. Tipp: Die Lehrerkonferenz vorentlasten

Für manche Themen empfiehlt es sich, Entscheidungen vorab zu treffen und in der Konferenz darüber zu informieren. Ist beispielsweise ein Kind mit sonder­pädagogischem Förderbedarf angekün­digt, klären Sie in einem kleinen Kreis von Lehrkräften, in welche Klasse es aufgenommen wird. Hier können viel­fältige Argumente gegeneinander abge­wogen werden. Eine Bedenkzeit kann eingeräumt werden. Das Thema kann mehrfach aufgegriffen werden. Die Entscheidung kann vertagt werden. All dies ist im Plenum der Lehrerkonferenz nicht möglich.

Auch die Zusammensetzung von Teams muss nicht immer in der Leh­rerkonferenz festgelegt werden. Wenn Sie bestimmte Lehrkräfte aufgrund ih­rer Eignung und ihrer Vorerfahrungen oder aufgrund ihres Spezialgebiets, z. B. Musik, Kunst oder Sport, als Koor­dinatoren eines Teams benennen möch­ten, klären Sie dies vorab. In der Kon­ferenz informieren Sie dann über die Existenz und die Aufgaben des Teams und klären, in welcher Form die Zu­sammenarbeit mit der gesamten Leh­rerschaft wichtig ist.

Überlegen Sie vor der Konferenz außerdem bei jedem anstehenden Ta­gesordnungspunkt, ob und wie Sie ihn so vorbereiten können, dass in der Konferenz nur noch seine Bedeutung betont werden muss, offene Fragen be­antwortet werden oder Zuständigkeiten zu klären sind. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Welche Informationen können/soll­ten im Vorfeld an die Lehrkräfte ver­teilt werden?
• Wie gewährleiste ich, dass die Infor­mationen gelesen werden?
• Welche Zuständigkeiten können vor der Konferenz geklärt werden?
• Welche Konferenzbeiträge kann ich an meinen Konrektor oder an Lehr­kräfte delegieren? Welche Bestand­teile müssen sie enthalten?