Personalakte schulischer Mitarbeiter: Welche Unterlagen hineingehören & wer Einsichtsrecht hat

Personalakten sind notwendig, um Sie und Ihre Kollegen dienst- und personalrechtlich zu erfassen. Immer wieder stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage, welche Unterlagen in eine Personalakte gehören und welche nicht. Erfahren Sie mehr in diesem Beitrag.

Praxisbeispiel: Tobias Brückner unterrichtet Englisch und Geschichte an der Städtischen Gesamtschule. Immer wieder ist er im vergangenen Schuljahr durch Krankheit längerfristig ausgefallen. Auch nach Beginn des Schuljahrs 2015/2016 gab es wiederholte krankheitsbedingte Fehlzeiten. Schulleiter Paul Sorgsam befürchtet, dass Tobias Brückner auf lange Sicht dem Schuldienst nicht mehr gewachsen ist. Aus diesem Grund bittet er ihn zu einem Gespräch, um auszuloten, wie es weitergehen kann. Den über dieses Gespräch gefertigten Vermerk nimmt er in die Personalakte von Tobias Brückner auf. Nach den Herbstferien bittet Tobias Brückner um Einsicht in seine Personalakte. Über den Aktenvermerk ist er irritiert und bittet Paul Sorgsam, diesen zu entfernen.

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Rechtlicher Hintergrund zu Personalakten von schulischen Mitarbeitern

Die Personalakte einer Lehrkraft enthält neben den üblichen Personalstammdaten wie z. B. Familienstand, Konfession und Lohnsteuerklasse auch noch weitere Informationen, die im Laufe der Zeit hinzukommen. Dies gilt unabhängig davon, ob eine Lehrkraft angestellt oder verbeamtet ist. Zulässig ist es, Informationen im Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit aufzunehmen. Dies sind z. B. dienstliche Beurteilungen, aber auch Gesprächsvermerke. Ebenso dürfen in der Personalakte Vermerke über Urlaub und Krankheit sowie Disziplinarmaßnahmen oder Abmahnungen stehen.

Fragen & Antworten rund um die Personalakte                                                           

Als Schulleiter müssen Sie turnusmäßig Personalgespräche mit Ihrem Kollegium führen. In jedem Einzelfall sollten Sie deshalb über die Personen Bescheid wissen. Dies setzt voraus, dass Sie wissen, was in die Personalakte gehört und was nicht. Machen Sie sich deshalb anhand nachfolgender Fragen und Antworten mit den rechtlichen Rahmenbedingungen vertraut.

Frage: Wer darf die Personalakte einsehen?

Antwort: Jede Lehrkraft hat das Recht auf Einsicht der Personalakte. Dies dient der umfassenden Information Ihrer Lehrkräfte darüber, was der Dienstherr an Informationen über die Lehrkraft sammelt und was er von der Leistung der Lehrkraft hält.

Frage: Was steht in der Personalakte?

Antwort: In der Personalakte finden Sie Informationen zu

• Familienstand
• Konfession
• Lohnsteuerklasse
• Urlaubsaufkommen
• krankheitsbedingten Fehlzeiten (sog. Teil 2 der Akte)
• Beurteilungen dienstlicher Art
• Gesprächsvermerken im Zusammenhang mit dienstlichen Tätigkeiten
• Ermahnungen
• Abmahnungen
• Disziplinarmaßnahmen

Frage: Was muss ich aus der Personalakte auf Verlangen entfernen?

Antwort: Ein Recht auf Entfernung bestimmter Sachverhaltsdarstellungen aus der Personalakte ist durch die arbeitsgerichtliche, aber auch durch die verwaltungsgerichtliche Rechtsprechung seit Langem anerkannt. Grundsätzlich gilt, dass alles, was nicht der Wahrheit entspricht und unrichtig ist, grundsätzlich aus der Personalakte entfernt werden kann. Aber auch Darstellungen und Informationen, die z. B. bedeutungslos geworden sind oder sich durch Zeitablauf erledigt haben, sind zu entfernen. Dies gilt z. B. für die turnusmäßige Herausnahme von Abmahnungen spätestens nach 2 Jahren.

Diese und viele weitere Empfehlungen und Arbeitshilfen für ein erfolgreiches Schulmanagement finden Sie in „Schulleitung intern“.