Motivieren durch Delegieren

Beim Delegieren geht es um das sinnvolle Übertragen von Aufgaben und der damit verbundenen Verantwortung; nicht um das Abschieben von ungeliebten Arbeiten. Bei dieser Form der Delegation ernten Ihre Kollegen einen Zuwachs an Motivation und Selbstwertgefühl.

Vermeiden Sie die häufigsten Fehler, damit das Delegieren zu Ihrer Entlastung beiträgt und das Übertragen der Aufgaben gleichzeitig Ihr Kollegium motiviert.

Letzte Woche unterhielten Sie sich mit der Kollegin aus der 4. Klasse über eine anstehende schulinterne Fortbildung. Bei der Gelegenheit baten Sie sie, sie möge sich doch bitte gleich um die Organisation der nächsten SchILF kümmern. Als sie aktiv wird, bekommen Sie von Ihrem SchILF-Beauftragten zu hören: „Dann bin ich ja wohl überflüssig!“ Seine Motivation ist erloschen und er stellt sein Engagement beleidigt ein. Der Fehler scheint gering, ist jedoch eklatant: Vergeben Sie keine Doppelaufträge.

Richtig delegieren: Klären Sie die Rollen genau: Wer ist für das Ganze zuständig? Wen bitten Sie, den Organisator zu unterstützen oder einen Spezialaspekt beizutragen?

Der Leiter Ihrer Theater-AG hat mit seinen Schülern ein witziges Stück einstudiert und möchte es einem größeren Publikum präsentieren. Da er offensichtlich ein tüchtiger und engagierter Kollege ist, bitten Sie ihn gleich um die Organisation eines Schulfestes, in das seine Theateraufführung eingebunden ist. Als sich die Beschwerden der Kollegen über das „Chaos“ häufen, merken Sie, dass der Kollege zwar ein guter Regisseur, doch ein schlechter Organisator ist.

Richtig delegieren: Erwarten Sie von Ihren Kollegen nicht, dass sie alles können. Nutzen Sie stattdessen die Spezialkompetenzen jedes Einzelnen.

Im Rahmen der Schulprogrammarbeit übernimmt ein Kollege die Leitung der Projektgruppe „Qualitätssteigerung des Mathematikunterrichts“. Doch nach den ersten 3 Sitzungen des Mathematik-Teams hören Sie entmutigte Klagen der anderen Kollegen, diese Treffs seien an Langeweile nicht zu überbieten und „herauskommen“ würde dabei sowieso nichts.

Richtig delegieren: Beauftragen Sie einen Kollegen mit Zusatzaufgaben, vergewissern Sie sich auch, welches Know-how er braucht, um seinen Job richtig auszuführen. Fachliches Know-how muss hier ergänzt werden mit dem Wissen über die effiziente Gestaltung von Sitzungen und das Einbeziehen von Teilnehmerkompetenzen.

Sie lassen Ihrem Konrektor vollkommen freie Hand bei der Planung der Pausenhofumgestaltung – schließlich wollen Sie ihm ja mit diesem Vertrauensvorschuss Ihre Wertschätzung zeigen und ihn motivieren. Am Nachmittag vor der Stadtratssitzung, in der die Schule ihre Vorstellungen präsentieren soll, stellen Sie fest, dass Ihr Konrektor offensichtlich Hobby-Gartenarchitekt ist und sich in gestalterische Höhen verstiegen hat, die aber mit einem schülergerechten Pausenhof nicht kompatibel sind.

Richtig delegieren: Wenn Sie eine Aufgabe eigenverantwortlich übergeben, bauen Sie „Meilensteine“ ein – bereits im Vorfeld festgelegte Zeitpunke für Zwischenstandsberichte. Hier erfolgt eine Rückmeldung über das Voranschreiten der Arbeit. Sie bieten Gelegenheit zur Kurskorrektur und für kritisches Feedback.

Da Sie höchstes Interesse daran haben, dass Schulentwicklung bei Ihnen von unten stattfindet, legen Sie die verantwortliche Leitung des steuernden Teams in die Hände des Stufensprechers der Klasse 4.

Doch schon bald fällt Ihnen auf, dass er viele Details anders handhabt, als Sie das machen würden. Als „kritischer Freund“ geben Sie ihm zunächst nach den Sitzungen, später auch während der Sitzungen gut gemeinte Tipps, wie er es besser machen könnte. Sie wundern sich, dass seine Motivation nachlässt und er nach der 3. Sitzung die Leitung abgeben möchte.

Richtig delegieren: Akzeptieren Sie das Anderssein und Andershandeln Ihres Kollegen. Treffen Sie am Anfang klare Vereinbarungen, lassen Sie sich zu Beginn über sein beabsichtigtes Vorgehen informieren, und versichern Sie sich zu bereits anfangs festgelegten Terminen, dass er auf dem richtigen Weg ist.

Grundsatz des Delegierens
Delegieren bedeutet das übertragen von Aufgaben

– die Ihre Kollegen ausführen können.
– zu deren Erledigung Ihre Kollegen mit den passenden
Kompetenzen ausgestattet werden
– die mit Verantwortung übergeben werden, die der Aufgabe und
der Kompetenz entspricht.